Tagesordnungspunkt
Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten – PB 08/2016

Sehr geehrter Herr Vorsitzender,

die durchgeführten Prüfungsaktivitäten haben eine Vielzahl von Schwachstellen und deutlich erhöhte Prozessrisiken in der Bearbeitung bei den Bürgerdiensten gezeigt.

Der Bericht des Rechnungsprüfungsamtes macht hierzu u.a. folgende Feststellungen:

• die Organisation des Bereichs, durch die die Beschäftigten übergreifend verschiedene komplexe Rechtsgebiete beherrschen müssen,
• die damit einhergehende große Anzahl von offensichtlich unübersichtlichen Einzelregelungen, die sowohl den Beschäftigten die Einhaltung als auch den Führungskräften notwendige Kontrollen erschwert,
• die aufgrund von bestehenden Vakanzen, Fluktuationen und erhöhtem Krankenstand erschwerte Umsetzung des sehr komplexen Einarbeitungs- und Entwicklungskonzeptes,
• die fehlende Funktionentrennung, das fehlende Vier-Augen-Prinzip sowie eine augenscheinlich eingeschränkte Fach- und Dienstaufsicht,
• das Erfordernis paralleler Bearbeitung der Sachverhalte in verschiedenen Programmen und Datenbanken (fehlende Schnittstellen),
• die Sicherheitslücken in den genutzten Fachverfahren,
• die zur Bestandsverwaltung eingesetzten, unvollständig gepflegten und somit nur eingeschränkt nutzbaren Datenbanken, die ohne regelmäßige Kontrollen und Inventuren keine Grundlage zur Risikominimierung darstellen,
• der bislang nicht eindeutig geregelte Umgang mit verdruckten / unbrauchbaren Dokumenten,
• die nicht ihren Zweck erfüllenden Auswertungsmöglichkeiten der Verfahren und der zur Bestandsverwaltung eingesetzten Datenbanken sowie ihre mangelnde Revisionssicherheit.

Aufgrund dieser festgestellten Risiken und der damit verbundenen zwingenden Notwendigkeit für Veränderungen stellt die CDU-Fraktion im Rechnungsprüfungsausschuss folgenden Antrag und bittet um Beratung und Beschlussfassung:

Beschlussvorschlag:

Veränderungen bei den Bürgerdiensten:

1. Organisatorisch

1. Die Organisationsstrukturen innerhalb des StA 33 sind so zu optimieren, dass u.a. die Komplexität der Aufgaben der Sachbearbeitung deutlich risikomindernd reduziert werden kann.

2. Dazu zählt in erster Linie die Trennung der drei Aufgabenbereiche Einwohnermeldewesen, Kraftfahrzeugangelegenheiten sowie Führerscheinwesen in getrennten Organisationseinheiten nebst jeweils eigener Leitung.

3. Innerhalb der Bürgerdienste muss ein gemeinsames Bewusstsein von Führungskräften und Mitarbeitern implementiert werden, in einem von hoheitlichen Aufgaben geprägten und insofern besonders sicherheitsrelevanten Bereich zu arbeiten, der besondere Präzision der Aufgabenerledigung, penible Prozess-Dokumentation, Verantwortung und Sorgfalt erfordert.

4. Dazu soll das Leitbild der Bürgerdienste um den Aspekt „Sicherheit“ ergänzt und gegenüber anderen Zielstellungen (wie z.B. Kundenorientierung) in angemessenem Maße gewichtet, priorisiert und in der Alltagspraxis fortlaufend kontrolliert und risikomindernd gelebt werden.

5. Zukünftig ist die Dienst- und Fachaufsicht in den einzelnen Organisationseinheiten der Bürgerdienste sicherzustellen und deren Ausübung zu dokumentieren. Dies gilt in besonderem Maße auch für die Leitungsfunktionen der Bezirksverwaltungsstellen.

6. Das im Aufbau befindliche Interne Kontrollsystem (IKS) bei den Bürgerdiensten muss zeitnah und konsequent weiterentwickelt werden. Es soll in einem ämterübergreifenden allgemeinen IKS aufgehen.

2. Technisch

1. Es ist sicherzustellen, dass im Rahmen der ämterübergreifenden Einführung eines IKS eine adäquate IT-Unterstützung zur Risikominimierung erfolgt.

2. Vor dem Hintergrund der mangelnden Systemstabilität und häufiger „Systemabstürze“ wird die Verwaltung aufgefordert, mit dem Softwarehersteller dergestalt zu verhandeln, dass diese zukünftig ausbleiben oder zumindest drastisch reduziert werden und die Daten nach einem Absturz wieder zur Verfügung stehen.

3. Dringend erforderlich erscheint auch die Einführung einer elektronischen Akte. Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet hierzu kurzfristig eine Einschätzung der Verwaltung.

3. Personell

1. Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter im StA 33 sind selbstverständlich und werden verbindlich angeboten. Sie sollen helfen, eine Arbeitserledigung sicherzustellen, die qualitativ hochwertig ist und zugleich auch die sicherheitsrelevante Dimension der Tätigkeiten im StA 33 verdeutlicht. Die durchgeführten Schulungsmaßnahmen sind schriftlich zu dokumentieren. Das Wissensmanagement und der damit verbundene Wissenstransfer wird im StA 33 aktiv gelebt und hilft, dass einmal im StA 33 vorhandene Wissen zwischen den Beschäftigten weiterzugeben.

2. Durch interne Regelungen innerhalb der Bürgerdienste ist sicherzustellen, dass speziell in sicherheitsrelevanten Bereichen vakante Stellen direkt nachbesetzt werden, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.

3. Nach sorgfältiger Bestandsaufnahme der Personal Ist –Situation im Vergleich zu der Personal Soll-Situation erfolgt eine Personalbedarfsbemessung, die die neue Organisationsstruktur (hier insbesondere Trennung EWO, KfZ- und Führerscheinwesen) zugrunde legt.

4. Insbesondere ist von StA 11 eine langfristige Strategie zur Personalgewinnung sicherzustellen, die gewährleistet, dass das Personal-Ist dem Personal-Soll entspricht. Hierzu könnte vor allem eine Verzögerung der derzeitigen Praxis des Aufstiegs vom mittleren in den gehobenen Dienst ein zielführendes und unterstützendes Instrument sein.

4. Prozessbegleitung

1. Die bereits begonnene Risikoanalyse wird fortgesetzt und dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Sitzung am 17.11.2016 vorgelegt.

2. Der gesamte Prozess der Neuorganisation der Bürgerdienste wird verwaltungsintern verantwortlich gesteuert durch das StA 11 und unterstützt durch die Stadtämter 33, 10 und 14.

3. Eine politische Begleitung erfolgt durch eine regelmäßige Berichterstattung im Rechnungsprüfungsausschuss. Diese erfolgt bis auf Weiteres in jeder Sitzung.