Tagesordnungspunkt
Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten – PB 08/2016

Sehr geehrter Herr Vorsitzender,

aufgrund der in den zwei öffentlichen Beschlussvorlagen festgestellten Risiken und der damit verbundenen zwingenden Notwendigkeit für Veränderungen stellt die CDU-Fraktion im Rechnungsprüfungsausschuss folgenden Antrag und bittet um Beratung und Beschlussfassung:

Neuorientierung und -organisation der Revisionstätigkeit bei der Stadt Dortmund:

A: Rechnungsprüfungsamt

1. Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet, dass sich das Rechnungsprüfungsamt in Anbetracht zurückliegender und aktueller öffentlich und somit nachteilig diskutierter Vorkommnisse in der Verwaltung stärker als bisher aus der Tradition ausschließlich nachgehender Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit löst.
2. Das Rechnungsprüfungsamt soll sich künftig stärker risikoorientiert und kooperativ (Fachbereiche) auf die systemische Prüfung von wirtschaftlich und sicherheitstechnisch relevanten Verwaltungs- und Geschäftsprozessen konzentrieren. Vorrangiger Auftrag ist ab sofort die effiziente Bearbeitung wesentlicher Risiken. Das Rechnungsprüfungsamt versteht sich dabei als Auftragnehmer und Dienstleister im Sinne einer internen Unternehmensberatung. Dazu gehören insbesondere auch stichprobenhafte unangemeldete Prüfungen und die Freigabe von Prozessen im Vorfeld.
3. Zentrale Funktion ist dabei die unabhängige, objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistung, ausgerichtet darauf, Mehrwerte zu schaffen und speziell: Die Verwaltungs- und Geschäftsprozesse zu verbessern.
4. Das Rechnungsprüfungsamt unterstützt die Politik und Verwaltung / Verwaltungsvorstand bei der Erreichung ihrer Ziele, indem es mit systematischem und zielgerichtetem Ansatz die Effektivität des Risiko-Managements, der Kontrolle und der Führungs- und Überwachungs-Prozesse bewertet und diese zu verbessern hilft.
5. Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion soll das Rechnungsprüfungsamt weit stärker als bisher schon Politik & Verwaltung / Verwaltungsvorstand / Dezernate vorausschauend / präventiv dabei unterstützen, die verschiedenen Risiko-Management und Kontroll-Prozesse hinsichtlich ihrer Eignung zur Identifikation und Steuerung wesentlicher Geschäfts- und Prozessrisiken sowie hinsichtlich Effizienz und Effektivität der Durchführung zu beurteilen, darüber kontinuierlich berichten und Verbesserungen empfehlen.
6. Der Prüfungsplan ist nach diesen Vorgaben anzupassen und zu aktualisieren.
7. Informationsaustausch und „Meldewege“ u.a. zu identifizierten Prozessrisiken zwischen (Fachbereichs-) interner Revision und Rechnungsprüfungsamt müssen intensiviert, geordnet und dringend überarbeitet / und im Sinne der Risikominimierung verbessert werden (Vier-Augen-Prinzip).
8. Innerhalb des Rechnungsprüfungsamtes wird eine zentrale Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ gebildet. Zu den Aufgaben dieser neuen Organisationseinheit gehört die Beratung von Oberbürgermeister, Verwaltungsvorstand und Politik in Grundsatzfragen.
9. Die neue Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ soll dabei insbesondere bei der Entwicklung standardisierter Kontrollansätze behilflich sein. Dazu gehören die Einhaltung des „Vier-Augen-Prinzips“, die Durchführung unangekündigter stichprobenhafter Prüfungen sowie die Kontrolle der Einhaltung von Dienstanweisungen usw.

B: Interne Revision

1. Für die im StA 33 und vier weiteren Stadtämtern implementierte Interne Revision werden verbindliche Aufgabenprofile entwickelt. Diese beschreiben die Aufgaben der Internen Revision, legen ihre Befugnisse fest, benennen die Berichtswege, treffen Aussagen über den Umgang mit den Prüfungsfeststellungen und schaffen klare Verbindlichkeiten über die Umsetzung der Prüfungsfeststellungen.
2. Die Feststellungen / Empfehlungen der fachbereichs-internen Revisionen sollen neben den Fachbereichsleitungen „ungefiltert“ und unverzüglich auch dem Rechnungsprüfungsamt und den jeweils fachlich zuständigen Dezernenten zugehen.
3. Die Fachbereichsleitungen sind verantwortlich dafür und aufgefordert, sich zeitnah mit den Feststellungen der internen Revision auseinanderzusetzen und Handlungsempfehlungen nach Prüfung und Abstimmung mit der Dezernatsleitung unverzüglich umzusetzen.
4. Die Verwaltung prüft, ob die Interne Revision zukünftig organisatorisch den Fachbereichen oder dem StA 14 zuzuordnen ist und teilt den politischen Gremien das Ergebnis seiner Prüfung mit.

C: Prozessbegleitung

1. Über den gesamten Prozess der Neuorganisation des Rechnungsprüfungsamtes sowie der Internen Revision wird dem Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 15.09.2016 Bericht erstattet.